Al dirigir una empresa, las tareas administrativas, el control de las finanzas, entre otras actividades, pueden consumir todo tu día. Por eso, hoy te compartimos consejos para La administración del tiempo que te permitirán ser más eficiente.
Y es que, sin importar si cuentas con una agencia de mercadotecnia, un despacho contable o te dedicas a la comercialización de productos, es fundamental que aprendas a hacer rendir el tiempo en la oficina, no solo para que alcances mejores resultados, sino para que también puedas dedicarle momentos de calidad a tu familia.
Piénsalo, una empresa exitosa no depende de que estés presente todos los días a todas horas en esta, sino de que logres la mayor productividad laboral posible y que busques la forma de optimizar tus procesos para que rentabilices cada vez más tu operación.
Entonces, si quieres conocer algunos consejos para la administración del tiempo en tu empresa, ¡no dejes de leer este!
Tips para la administración
1. Comienza a registrar cómo utilizas tu tiempo en la oficina
Sin duda, este es el primer paso para que puedas lograr que tu horario laboral rinda frutos. Y es que no puedes administrar mejor tu día si no haces primero consciencia de qué es lo que haces y cómo distribuyes tu tiempo al trabajar.
Por eso, lo ideal es que empieces por llevar un registro de las actividades que realizas en una libreta o en tu computadora y el tiempo que te toman. Eso sí, es importante que anotes todo lo que haces, porque será vital para que puedas mejorar.
Por ejemplo, es común que los emprendedores realicen una gran cantidad de tareas a la vez y, sin darse cuenta, eso haga que la calidad de lo que hacen no sea la mejor, lo que provoca que al final del día tengan que dedicarle unas horas a corregir lo que ya habían terminado o a mejorarlo.
Una vez que tengas anotaciones de, por lo menos, una semana de trabajo, lo ideal es que reflexiones sobre la duración de cada una de tus tareas y te preguntes por qué tardas más en concretar ciertos proyectos y cómo podrías ser más eficiente.
Si realizas esto último con mucha atención y detalle, ya tendrás un gran avance hacia una mucha mejor administración del tiempo en tu empresa.
2. Jerarquiza tus actividades
No hay nada peor que darte cuenta de que pasaste demasiado tiempo en una actividad, cuando tenías otras tareas por realizar en el día que requerían de mucha más atención y resultaban de mayor urgencia.
Por eso, es vital que al momento de llegar a tu oficina y ver tu lista de pendientes, logres priorizarlos y determinar cuáles debes terminar primero.
Eso sí, ten presente que aunque hay una gran cantidad de tareas que pueden ser muy importantes para ti, pues eres quien dirige al negocio, no puedes catalogar más de 5 cosas como las más trascendentales para un día laboral.
De hecho, lo ideal es que te limites a elegir solo 3 y que pongas toda tu atención sobre estas.
3. Automatiza el trabajo administrativo
No cabe duda que el trabajo administrativo consume gran parte del tiempo en todos los niveles de las empresas. Por ello, una vez que hayas identificado cómo utilizas el tiempo en la oficina y de tener bien jerarquizadas tus tareas, el siguiente paso es buscar la manera de realizarlas en menor tiempo.
Para lograrlo, una de las maneras más efectivas es hacer uso de la tecnología y buscar aquellas herramientas que te permitan agilizar cómo se procesa la información en tu negocio. Por ejemplo, el contar con un software administrativo.
Estos sistemas te permiten centralizar toda la información de tu negocio en un solo lugar, además de realizar de manera rápida, sencilla y automática, una gran cantidad de tareas cotidianas. En otras palabras, tendrás mayor control de tus actividades y podrás enfocarte en las que generan mayor para tu organización.
Para conocer más beneficios de la automatización de tareas, te recomendamos leer este artículo.
4. Comienza a delegar actividades
Este paso, sin duda, es vital para todo emprendedor que quiera tener una mejor administración del tiempo, puesto que como dueño o líder de una negocio, es común que quieras estar siempre presente en la toma de decisiones y en el desarrollo de los proyectos de tu compañía, pero debes aprender a confiar en tus colaboradores y empezar a delegar; de esta forma harás más eficiente tu trabajo.
Ten presente que dentro de tu compañía hay personas expertas en las diferentes áreas que conforman a tu empresa y que conviven todos los días con lo que pasa en sus departamentos, por lo que con un poco de orientación de tu parte, pueden realizar sus actividades sin necesidad de que estés ahí y tú puedes enfocarte en labores estratégicas y dedicarle más tiempo a tu familia.
5. Aprende a decir que "no"
Como lo hemos hablado ya, es normal que un emprendedor quiera estar al tanto de todos los movimientos que se realizan dentro de su empresa. Por esa razón, lo ideal es que poco a poco aprendas a decirle que no a algunas actividades.
Esto, además de ayudarte a tener un mayor control y una mejor administración del tiempo que dedicas a tu oficina, permitirá que quienes colaboren contigo se acostumbren a resolver sus tareas sin necesidad de tu intervención.
Y es que si dices que "sí" a todos tus empleados para participar en todos los proyectos, todos los días, estarás deteniendo el ritmo de trabajo no solo tuyo, sino de todos los que trabajan contigo.
6. Dedica ciertos momentos al día a descansar
Al momento de pensar en cómo optimizar el tiempo de trabajo en una compañía, seguramente lo último que viene a tu mente es tomar momentos de descanso entre tus actividades, ¿cierto?
Bueno, debes saber que si quieres tener mayor calidad al realizar tus tareas y buscas mejorar tu productividad y la de quienes colaboran contigo, es fundamental que te relajes unos minutos entre tus proyectos.
Y es que despejar la mente es vital para que puedas rendir lo más posible, por lo que dar un pequeño paseo en las afueras de tu compañía, escuchar un poco de música o simplemente alejarte de tu computadora y tu celular por unos minutos, recargará tu energía y te ayudará a mejorar tus resultados.
Recuerda que hacer más eficiente tu trabajo debe ser una tus principales prioridades para que puedas alcanzar las metas de tu compañía y tener tiempo suficiente para dedicarle a tus seres queridos.
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